Sistema Integrado de Transportes permite consultar on-line viagens programadas

Os servidores da UNIFAL-MG agora podem contar com uma ferramenta de consultas on-line de viagens programadas da Universidade. Esta é a proposta do Sistema Integrado de Transportes (SIT), desenvolvido pela equipe do Setor de Transportes, em parceria com o Núcleo de Tecnologia de Informação.

Via sistema, é possível acompanhar com antecedência as viagens que serão realizadas pela Instituição em um período de até seis meses, bem como a disponibilidade de veículos, o que ajudará na própria programação de viagens dos servidores, unidades acadêmicas e pró-reitorias.

Segundo o chefe do Setor de Transportes, Douglas Silveira Toledo Pereira, além de eliminar o uso de papel, umas das ações voltadas para as práticas sustentáveis vinculadas ao projeto “Campus Verde” da UNIFAL-MG, a implementação da ferramenta também possibilitará que os servidores aproveitem viagens para um mesmo destino, reduzindo assim, custos para a Universidade. “Com estudos de descentralização de custos que a Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan) vem trabalhando, percebemos a necessidade de distribuir as responsabilidades dos gastos com todas as unidades”, explica, enfatizando que qualquer saída da Universidade gera custos operacionais envolvendo as condições de funcionamento do veículo (pneus, lubrificantes, filtros, combustíveis, revisões, entre outros) e também com relação a diárias dos motoristas.

Douglas comenta que até 2013, os recursos referentes a transportes, eram centralizados na Pró-Reitoria de Administração e Finanças, e após os estudos da Proplan, cada unidade passou a gerenciar o seu próprio recurso. “A própria unidade tem condições de analisar o que é prioridade para aquele exercício e o que pode ficar para o exercício posterior”, salienta, apontando que as viagens são melhor planejadas quando o custo envolve os setores solicitantes.

A agenda de viagens pode ser acessada por todos os servidores. Para isso, é necessário entrar no ícone “Sistemas Integrados UNIFAL-MG”, disponível no menu à direita do Portal da Universidade e procurar o “Sistema Integrado de Transportes”, localizado no final da página.

Ao clicar no ícone referente ao SIT, o servidor deve inserir o login e a senha padrão para acessar as informações disponíveis. Uma vez no sistema, poderá consultar a Agenda Pública, o Calendário de Veículos Coletivos e Minhas Viagens.

Por meio de filtros de pesquisa, é possível visualizar as viagens que estão agendadas por data, verificar horário de saída, o destino, o objetivo da viagem, qual a unidade solicitante, a placa do veículo e o nome do motorista que conduzirá. “Essas informações são encontradas diretamente no sistema, onde os servidores poderão identificar a possibilidade de encaixar sua viagem para locais já agendados”, afirma. 

O sistema também disponibiliza o calendário das viagens dos veículos coletivos: vans, micro-ônibus e ônibus. “Os professores que têm atividade de plano de ensino usam muito esses tipos de veículos e toda vez que precisam fazer o agendamento das viagens, também precisam saber se para agendarem no local onde vão fazer uma visita, por exemplo, o Setor de Transportes tem disponibilidade para levar”, observa.

Conforme Douglas, o lançamento das viagens no sistema é feito somente após o lançamento no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), pois o Setor só trabalha com documentos formalizados. “Às vezes acontece de uma pessoa ainda ligar para o Setor com intenção de reservar. Desde 2013, não existe mais pré-agendamentos. O Setor de Transportes só trabalha com agendamentos mediante documento já oficializado. O solicitante tem que ter o Formulário de Afastamento já lançado no SCDP, um processo em tramitação ou ainda, um formulário devidamente assinado pela chefia, reconhecendo a necessidade da viagem e o custo, para então encaminhar ao Setor de Transportes”, ressalta.

Outra funcionalidade do sistema são os relatórios de acompanhamento dos gastos das viagens realizadas pelas unidades. Cada unidade tem um responsável cadastrado com acesso ao histórico de viagens e, consequentemente, dos gastos.

O sistema de transportes dispõe também de um serviço de emissão de avisos de viagem, que consiste no envio automático de um comunicado por e-mail aos passageiros, com 24 horas de antecedência, confirmando a viagem, horário e local de saída, e o nome do motorista.

O chefe do Setor destaca que para deslocamentos entre a sede e a Unidade Educacional Santa Clara, o Setor disponibiliza um veículo coletivo que faz o transporte de malote diariamente, nos seguintes horários: de segunda a quinta-feira, às 7h30, às 10h, às 13h e às 16h; e às sextas-feiras, às 7h30, às 9h, às 13h e às 15h. Para conseguir a carona, o servidor pode entrar em contato com o setor pelo ramal 1485 ou pelo e-mail transportes.alfenas@unifal-mg.edu.br.